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Mis à jour le : 04/07/2024
Conçu pour les PME, ce système de management simple et visuel facilite la remontée d’informations par les salariés et le suivi des actions mises en place par l’entreprise. Appuyé par l’approche de Lean Management, cet outil permet l’amélioration continue des pratiques de prévention.
Avec un peu plus d’une vingtaine de salariés, l’entreprise de fabrication Menuiserie Sur Mesure (MSM) a mis en place depuis deux ans un système simple et visuel pour gérer les remontées d’informations issues des salariés. La méthode « Chouette un problème » a été conçue à la suite d’une formation du chef d’entreprise en Lean Management (voir ci-dessous). Elle permet de traiter des problématiques très variées, aussi bien une demande de matériel qu’une remarque sur le confort du poste du travail, ou encore un défaut constaté sur un produit.
Chez Menuiserie sur Mesure, un grand tableau en liège est installé dans le couloir de circulation principal des salariés. Y sont accrochées trois bannettes organisant la remontée de l’information : « Fiches vierges », « En attente de validation », et « En attente de lancement ».
Quand un salarié souhaite remonter une information, il complète une fiche « Chouette un problème », y indique la cause ainsi que des propositions de solutions. Puis il place la fiche complétée dans la bannette « En attente de validation ». Une fois par semaine, le chef d’entreprise réunit ses équipes et analyse les fiches de remontées, puis décide des actions correspondantes. La fiche est alors remise dans la bannette « En attente de lancement » ou directement affichée sur le tableau, en fonction de son caractère de priorité. Une fois l’action réalisée, le document est alors enlevé du tableau.
Les salariés, passant obligatoirement devant le tableau d’affichage, sont ainsi informés en temps réel des remontées et de l’avancée des actions en cours. Le système a connu un engouement fort au moment de sa mise en place. Comme toutes actions similaires, les remontées sont moins fréquentes qu’au début, mais permettent le traitement d’une moyenne de 2 à 3 fiches par mois.
Accessible aux entreprises de taille modeste, cette approche est inspirée du Lean Management.
Le Lean Management est une méthode de gestion et d’organisation du travail qui vise à améliorer les performances d’une entreprise par l’optimisation et l’efficacité des processus mis en place. Sa réussite dans le temps nécessite d’être portée par le management et expliquée à l’ensemble des salariés.
Le tableau d’affichage est installé dans le couloir principal de l'atelier.
Les fiches « Chouette un problème » permettent aux salariés de présenter les problèmes rencontrés et de proposer des solutions. J’ai essayé d’autres outils numériques, avec de beaux tableaux, de beaux graphiques et de belles couleurs pour gérer les remontées d’informations. Le problème, c’est de penser à aller sur le tableau, et à bien communiquer auprès des salariés… C’était plus une contrainte qu’autre chose. À l’inverse, l’affichage de la fiche permet visuellement de gérer et de communiquer de façon simple et efficace pour tout le monde, et au final d’être bénéfique sur l’amélioration continue de nos pratiques.
Il faut continuer avec ce système-là, c’est à la fois simple et efficace.
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