L'ordonnance n°2020-306 du 25 mars 2020 autorise le report de l'accomplissement de certaines démarches administratives (acte, formalité, inscription, déclaration, notification, autorisation, permis …) quand elles n'ont pas pu être réalisées pendant la période de crise sanitaire liée à l'épidémie de covid-19.
Les dispositions de l'ordonnance s'appliquent aux délais et mesures qui ont expiré ou qui expirent entre le 12 mars 2020 et le 23 juin 2020 (sauf délais et mesures expressément exclus par l'ordonnance), c'est ce que l'on appelle la période juridiquement protégée.
Le ministère du Travail a précisé dans son question-réponse « Mesures de prévention-santé « hors COVID-19 » que les articles 2 et 3 de cette ordonnance sont applicables aux obligations périodiques de l'employeur en matière de santé et de sécurité au travail.
Ces articles prévoient des prorogations de délais et offrent ainsi la possibilité aux entreprises et aux employeurs de différer la mise en œuvre de leurs obligations arrivant à échéance pendant la période juridiquement protégée.
Deux précisions sont néanmoins à apporter :
- Durant cette période juridiquement protégée, la Direction générale du travail précise dans son instruction du 15 mai 2020 qu'il appartient à chaque entreprise d'apprécier si elle fait usage de cette possibilité qui lui est ouverte de reporter certains délais et mesures, au regard notamment du résultat de son évaluation des risques et de sa capacité ultérieure à réaliser ses obligations dans le délai qui lui est légalement imparti ;
- Les dispositions de l'ordonnance ne s'appliquent pas aux primo-obligations (formations avant affectation au poste de travail, vérifications initiales, premières demandes de certification ou d'accréditation) : lorsqu'il n'existe pas de délai d'exécution à la réalisation d'un acte, d'une mesure, d'une obligation, d'une formalité, ceux-ci n'entrent pas dans le champ d'application de l'ordonnance.
Application de l'ordonnance du 25 mars 2020 modifiée aux obligations périodiques en matière de santé et sécurité au travail :
1) Renouvellement des formations obligatoires :
L'employeur peut obtenir un délai supplémentaire de 2 mois pour renouveler les formations obligatoires qui arrivent à échéance entre le 12 mars 2020 et le 23 juin 2020, il a ainsi jusqu'au 23 août 2020 au plus tard pour les renouveler.
La DGT précise en effet que quelles que soient la formation concernée et la périodicité de renouvellement, l'obligation de disposer de salariés formés à telle ou telle compétence demeure, mais l'employeur est réputé avoir satisfait à son obligation si le renouvellement de la formation arrivant normalement à échéance entre le 12 mars 2020 et le 23 juin 2020 est dispensé avant le 23 août 2020. L'employeur peut donc valablement s'appuyer, jusqu'au 23 août 2020, sur ces formations pour délivrer les autorisations et habilitations nécessaires.
Les formations qui peuvent être dispensées en interne, telle que la formation au port du masque ou la formation à la sécurité, ne sont pas concernées par cette mesure dérogatoire.
L'instruction de la DGT du 15 mai 2020 liste les formations, certificats ou habilitations à la charge de l'employeur concernés par ce report de délai (consigne de sécurité incendie, formation des travailleurs aux risques liés à l'amiante, certificat d'aptitude à l'hyperbarie…).
Cas particulier de la formation spécifique du coordonnateur SPS : qu'elle concerne la phase de conception (2° de l'article R.4532-25 du Code du travail) ou la phase de réalisation de l'ouvrage (2° de l'article R.4532-26 du Code du travail), l'actualisation de la formation spécifique pour exercer la fonction de CSPS n'est, dans les faits, pas concernée par l'application de l'article 2 de l'ordonnance dès lors qu'elle doit être réalisée dans l'année civile qui suit l'échéance de la dernière attestation de compétence prévue à l'article R.4532-31 du Code du travail, soit au plus tard le 31 décembre 2021.
Cas particulier des Caces® : seuls sont concernés ici les reports de délais des formations obligatoires nécessitant un renouvellement dont la périodicité est fixée par un texte réglementaire. Le Caces®, étant un dispositif d'application volontaire et non une formation obligatoire, n'est pas concerné par ces mesures. D'une manière générale, selon le ministère du Travail, un Caces® arrivé à échéance pendant la période d'urgence sanitaire n'interdit pas à l'employeur de maintenir l'autorisation de conduite si les conditions nécessaires à sa délivrance restent remplies pendant la période d'urgence sanitaire.
Par ailleurs, l’Assurance Maladie – Risques professionnels a décidé, en lien avec les organisations syndicales, de prolonger jusqu’au 31 octobre 2020 la durée de validité des Caces® arrivant à échéance entre le 12 mars et le 10 août 2020. Elle invite toutefois les entreprises à ne pas attendre l’échéance de cette période pour organiser leurs tests avec les OTC (organisme testeur certifié).
Cas particulier du renouvellement du certificat de sauveteur secouriste du travail : selon le même raisonnement que pour la CACES, le renouvellement de la formation de secouriste (article R.4224-15du Code du travail) n'est pas concerné par les mesures d'adaptation prévues pendant la période juridiquement protégée. En effet, le certificat de sauveteur secouriste du travail est un moyen d'atteindre l'obligation fixée à l'employeur de former les travailleurs aux premiers secours. Lorsqu'il ne s'appuie pas sur ce certificat, l'employeur délivre la formation aux travailleurs par des moyens qui lui sont propres. Un certificat arrivé à échéance entre le 12 mars et le 23 juin 2020, n'interdit donc pas à l'employeur de maintenir le salarié formé au secourisme s'il juge, en lien avec l'équipe pluridisciplinaire de santé au travail, que le salarié a conservé les connaissances et la capacité nécessaires pour intervenir en cas d'urgence pendant la période juridiquement protégée.
2) Renouvellement des vérifications générales périodiques (VGP) et contrôles :
L'employeur bénéficie d'un délai supplémentaire de 2 mois pour renouveler les VGP et contrôles qui arrivent à échéance entre le 12 mars 2020 (début de l'état d'urgence sanitaire) et le 23 juin 2020.
Ainsi, pour les VGP et contrôles qui arrivent à échéance entre le 12 mars 2020 et le 23 juin 2020, l'employeur a jusqu'au 23 août 2020 au plus tard pour les renouveler.
L'instruction de la DGT du 15 mai 2020 liste les vérifications et contrôles à renouveler par l'employeur concernés par ce report de délai (sécurité des lieux de travail, installations électriques, équipements de travail, EPI, risques chimiques …).
Cas particulier des périodicités mensuelles ou trimestrielles : La DGT précise que dans le cas de périodicités mensuelles ou trimestrielles, l'employeur est réputé avoir satisfait à son obligation de renouvellement de la vérification concernée, s'il procède à celui-ci :
- avant le 23 juillet 2020 pour les vérifications périodiques devant être réalisées mensuellement ;
- avant le 23 août 2020 pour les vérifications périodiques devant être réalisées trimestriellement.
Lorsque deux ou plusieurs renouvellements doivent intervenir au cours de la période juridiquement protégée, l'employeur a la possibilité de reporter uniquement le premier renouvellement considérant que celui-ci n'ayant pas eu lieu, le second n'a plus lieu d'être pendant cette période. Il appartiendra ensuite à l'employeur de réorganiser les échéances des autres renouvellements prévus au cours du second semestre de l'année 2020 avec l'objectif d'assurer une vérification périodique adaptée et cohérente.
3) Renouvellement d'une certification ou d'une accréditation :
Les certifications et accréditations qui arrivent à échéance entre le 12 mars 2020 et le 23 juin 2020 restent valables jusqu'au 23 septembre 2020 (prorogation de plein droit).
L'instruction de la DGT du 15 mai 2020 liste les certifications et accréditations concernées par ce report de délai (certifications et accréditations en matière d'amiante, de rayonnements ionisants, en milieu hyperbare et en matière de CSPS…).
4) Renouvellement des contrôles, mesurages ou de la surveillance des expositions professionnelles :
Le renouvellement des contrôles, des mesurages ou de la surveillance des expositions professionnelles de l'employeur qui devait intervenir entre le 12 mars 2020 et le 23 juin 2020, est réputé avoir été accompli à temps dès lors qu'il intervient au plus tard le 23 août 2020.
L'instruction de la DGT du 15 mai 2020 liste les contrôles, mesurages ou surveillances des expositions professionnelles à renouveler par l'employeur concernés par ce report de délai (exposition professionnelle aux agents chimiques dangereux, aux agents CMR, au bruit ou encore aux rayonnements optiques artificiels).
Des dispositions particulières sont prévues pour la surveillance de l'exposition des travailleurs aux rayonnements ionisants.
5) Renouvellement d'études de sécurité spécifiques, d'inspections et réunions périodiques :
Le renouvellement des études de sécurité spécifiques, d'inspections ou de réunions périodiques qui devait intervenir entre le 12 mars 2020 et le 23 juin 2020 est réputé avoir été accompli à temps dès lors qu'il intervient au plus tard le 23 août 2020.
Sont notamment concernés :
- Le réexamen de l'étude de sécurité pour les activités pyrotechniques mentionnées à l'article R. 4462-1 ainsi que pour les activités de chargement et de déchargements des substances ou objets explosifs ;
- Les inspections et réunions périodiques de coordination organisées par le chef de l'entreprise utilisatrice, lorsque l'ensemble des opérations des entreprises extérieures présentes dans un établissement conduit à l'emploi de travailleurs pour une durée totale supérieure à 90 000 heures pour les douze mois à venir ;
- Les réunions périodiques du collège interentreprises de sécurité, de santé et des conditions de travail.
