Les registres et documents obligatoires en matière de santé, sécurité et conditions de travail peuvent être tenus sur tout support, y compris informatique, à condition de garantir leur lisibilité, leur intégrité et leur conservation dans des conditions équivalentes à un support papier.
L’employeur doit être en mesure de les présenter à tout moment aux agents de contrôle de l’inspection du travail, ainsi qu’aux organismes compétents, dans le cadre de leurs missions de vérification, notamment en matière de santé et sécurité, de lutte contre le travail illégal, de non-discrimination ou d’égalité professionnelle. Ces agents disposent d’un droit d’accès étendu à l’ensemble des documents professionnels, y compris les données informatisées, et peuvent en obtenir copie.
Les registres doivent rester accessibles sur le lieu de travail et être conservés dans les délais réglementaires. Leur organisation et leur tenue doivent permettre un contrôle simple et immédiat, sans obstacle lié au support ou au format utilisé.