L’employeur doit tenir, dans chaque établissement, un registre unique du personnel recensant les salariés dès leur embauche, avec leurs nom et prénom inscrits de manière indélébile. Ce registre comprend également des rubriques spécifiques pour les stagiaires, les personnes en service civique ainsi que les salariés détachés.
Il peut être tenu sous format papier ou informatique, à condition de garantir des informations fiables, lisibles et non modifiables. Le registre est régulièrement mis à jour pour mentionner les événements liés à la vie du contrat de travail. L’employeur doit y conserver les informations pendant cinq ans après le départ du salarié ou du stagiaire.
Il doit être tenu à disposition du CSE, de l’inspection du travail et des organismes de contrôle compétents. Des documents complémentaires peuvent y être annexés, notamment les déclarations et accusés de réception liés au détachement de salariés.