Certains documents concourent à la fois à la gestion du personnel et à la prévention des risques professionnels. Ils permettent d'assurer la traçabilité des effectifs, des expositions professionnelles et du suivi de l'état de santé des travailleurs, tout en garantissant le respect des règles relatives à l'organisation du travail.
Parmi eux figurent notamment le registre unique du personnel, les documents relatifs aux avis médicaux d'aptitude et d'inaptitude, ainsi que les listes de travailleurs exposés à certains risques professionnels particuliers.
D'autres documents, tels que le registre spécial du repos hebdomadaire ou le registre organisant le travail en équipe, contribuent à la maîtrise des temps de travail et de repos ainsi qu'à la coordination des activités. Enfin, des documents spécifiques peuvent être requis pour les travailleurs étrangers ou détachés afin de garantir leur information sur les risques professionnels et le respect des obligations applicables en matière de santé et de sécurité au travail.
Le registre unique du personnel constitue un outil utile en matière de prévention des risques professionnels. En permettant d’identifier précisément les effectifs présents dans l’établissement, y compris les salariés temporaires, il facilite l’organisation des actions de prévention, de formation à la sécurité et d’accueil des nouveaux arrivants. Il contribue ainsi à une meilleure connaissance de la population de travail et à la mise en œuvre des obligations de l’employeur en matière de santé et de sécurité au travail.
Par ailleurs, le registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise. Il concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire. Ce registre doit être tenu dans tout établissement où sont employés des salariés. Y sont inscrits les noms et prénoms de tous les salariés, dans l'ordre des embauches (article L1221-13). Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres du CSE (article L1221-15).
Dans le cadre du suivi individuel de l'état de santé des travailleurs, l'employeur conserve les avis d'aptitude et d'inaptitude établis par le médecin du travail. Ces documents doivent pouvoir être présentés à tout moment, à leur demande, à l'inspecteur du travail et au médecin inspecteur du travail (article R4624-55).
Ils permettent de tenir compte des conclusions du médecin du travail dans l'organisation du travail, la mise en œuvre d'éventuels aménagements de poste et, plus largement, dans les actions visant à préserver la santé et la sécurité des travailleurs.
Certaines réglementations imposent à l'employeur d'identifier et de tenir à jour des listes de travailleurs exposés à des risques professionnels spécifiques. Ces listes contribuent à la traçabilité des expositions, au suivi individuel des travailleurs concernés et à la mise en œuvre des mesures de prévention adaptées.
À ce titre, l'employeur doit notamment établir :
Une liste des travailleurs exposés à des agents biologiques des groupes 3 ou 4 (article R4426-1 du Code du travail). Cette liste est conservée pendant au moins dix ans après la fin de l'exposition. Chaque travailleur peut accéder aux informations le concernant. En cas de cessation d'activité de l'établissement, cette liste est transmise au médecin inspecteur du travail.
Une liste actualisée des travailleurs susceptibles d'être exposés à des agents chimiques cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction (CMR) (article R4412-93-1 du Code du travail). L'employeur tient cette liste à la disposition des travailleurs qui y sont mentionnés. Une version anonymisée est également présentée aux autres travailleurs ainsi qu'aux membres de la délégation du personnel du CSE. Cette liste, ainsi que ses mises à jour, est par ailleurs transmise au service de prévention et de santé au travail.
Le registre spécial du repos hebdomadaire contribue à la prévention des risques professionnels en permettant de s'assurer du respect des temps de repos des salariés. Le repos hebdomadaire constitue en effet une mesure essentielle pour prévenir la fatigue, les erreurs, les accidents du travail ainsi que les atteintes à la santé liées à une récupération insuffisante. Ce registre participe ainsi à la préservation de la santé physique et mentale des travailleurs.
Lorsque l'ensemble des salariés de l'entreprise ne bénéficie pas du même jour de repos hebdomadaire (par exemple le dimanche), un registre spécial mentionne le nom des salariés soumis à ce régime particulier et leur jour de repos (article R3172-2).
Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail et communiqué aux salariés qui en font la demande (article R3172-5).
L'absence de registre spécial du repos hebdomadaire peut être sanctionnée d'une amende de 1500€ par salarié concerné (article R3135-2).
Le registre ou tableau organisant le travail en équipe contribue à la prévention des risques professionnels en assurant une meilleure maîtrise de l'organisation du travail. L'identification des équipes et de leur composition permet notamment de faciliter les transmissions d'informations entre équipes, d'assurer le suivi des effectifs présents sur le lieu de travail et de vérifier le respect de certaines règles relatives à l'organisation du temps de travail. Cet outil favorise ainsi la prévention des risques liés à la fatigue, aux défauts de coordination et aux erreurs susceptibles de survenir lors des changements d'équipe.
En cas d'organisation du travail par relais, par roulement ou par équipes successives, la composition nominative de chaque équipe, y compris les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire, est indiquée (article D3171-7) :
Soit par un tableau affiché dans les mêmes conditions que l'horaire ;
Soit par un registre tenu constamment à jour et mis à disposition de l'agent de contrôle de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
L'absence de registre ou tableau organisant le travail en équipe peut être sanctionnée d'une amende de 1500€ par salarié concerné (article R3135-2).
L'employeur doit veiller à ce que les travailleurs étrangers ou détachés disposent d'une information et d'instructions adaptées concernant leur santé et leur sécurité au travail. Lorsque cela est nécessaire pour garantir leur bonne compréhension des risques auxquels ils sont exposés, les consignes de sécurité, notices de poste, modes opératoires, procédures d'urgence ou documents de prévention doivent être communiqués dans une langue qu'ils comprennent.
Cette obligation participe à la prévention des risques professionnels en permettant aux travailleurs concernés d'identifier les dangers liés à leur activité, de connaître les mesures de prévention applicables et d'adopter les comportements adaptés en cas de situation dangereuse ou d'urgence.
Par ailleurs, dans le cadre du détachement de travailleurs en France, l'employeur doit être en mesure de présenter aux agents de contrôle certains documents relatifs à la situation des salariés détachés et aux conditions dans lesquelles ils exercent leur activité, notamment ceux permettant de vérifier le respect des règles applicables en matière de santé et de sécurité au travail.
